Phân biệt Date of Issue of Bill và Shipping On Board Date trong vận đơn: Kiến thức cơ bản cho người mới

Tìm hiểu sự khác biệt giữa Date of Issue of Bill (ngày phát hành vận đơn) và Shipping On Board Date (ngày hàng xếp lên tàu). Bài viết dễ hiểu, kèm ví dụ thực tế, giúp bạn mới bước vào logistics nắm chắc kiến thức và tránh sai sót khi làm chứng từ.

1. Mở đầu

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và logistics, vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L) là một chứng từ quan trọng bậc nhất. Nhưng với những người mới, việc phân biệt các mốc thời gian ghi trên vận đơn lại khá khó khăn. Hai khái niệm thường gây nhầm lẫn là:

• Date of Issue of Bill – Ngày phát hành vận đơn.

• Shipping On Board Date – Ngày xếp hàng lên tàu.

Nhiều bạn mới đi làm dễ lẫn lộn, dẫn đến điền sai chứng từ, bị ngân hàng từ chối thanh toán hoặc gặp rủi ro trong thủ tục hải quan. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ:

• Khái niệm và ý nghĩa của từng loại ngày.

• Sự khác biệt quan trọng.

• Ví dụ thực tế khi áp dụng trong L/C, Incoterms và thủ tục hải quan.

• Lời khuyên để tránh sai sót.

2. Date of Issue of Bill – Ngày phát hành vận đơn

2.1. Định nghĩa

Date of Issue of Bill là ngày mà hãng tàu (carrier) hoặc đại lý vận tải (freight forwarder) chính thức phát hành vận đơn. Thời điểm này, vận đơn được ký tên, đóng dấu, và trở thành chứng từ hợp pháp để sử dụng trong giao dịch thương mại.

Trên vận đơn, ngày phát hành thường nằm ở phần đầu hoặc cuối, kèm chữ ký của hãng tàu.

2.2. Ý nghĩa

• Hợp đồng vận chuyển: xác nhận sự tồn tại của hợp đồng vận chuyển giữa shipper và carrier.

• Biên lai nhận hàng: chứng minh carrier đã nhận hàng từ shipper.

• Chứng từ sở hữu: đặc biệt quan trọng với B/L gốc, cho phép chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa.

2.3. Ứng dụng thực tế

• Trong giao dịch L/C: Ngân hàng thường yêu cầu B/L phải được phát hành trong một khoảng thời gian nhất định.

  • Ví dụ: Nếu L/C quy định “Date of Issue không muộn hơn 01/07/2025”, shipper bắt buộc phải xin phát hành B/L trước ngày này, bất kể hàng hóa đã lên tàu hay chưa.

• Quản lý chứng từ: Ngày phát hành là mốc để shipper gửi bộ chứng từ (B/L, invoice, packing list) cho consignee hoặc ngân hàng.

• Thủ tục hải quan: Khi khai báo nhập khẩu, mục ngày vận đơn chính là Date of Issue, không phải On Board Date. Đây là điểm nhiều bạn mới dễ nhầm lẫn.

3. Shipping On Board Date – Ngày xếp hàng lên tàu

3.1. Định nghĩa

Shipping On Board Date là ngày mà hàng hóa thực tế được xếp lên tàu để bắt đầu hành trình vận chuyển quốc tế. Trên vận đơn, ngày này thường được thể hiện với dòng chữ “Shipped on Board” hoặc “On Board”, kèm chữ ký xác nhận của hãng tàu hoặc thuyền trưởng.

3.2. Ý nghĩa

• Thời điểm chuyển giao rủi ro: Theo các điều kiện Incoterms (ví dụ FOB, CFR), rủi ro từ người bán sang người mua chuyển giao tại thời điểm hàng được xếp lên tàu.

• Xác nhận hàng đã rời đi: Đây là mốc quan trọng để consignee tính toán thời gian hàng về cảng đích (ETA).

• Yêu cầu trong L/C: Nhiều L/C bắt buộc phải có ngày “Shipped on Board” để chứng minh hàng đã được vận chuyển đúng hạn.

3.3. Ví dụ thực tế

• Nếu theo điều kiện FOB, hàng lên tàu ngày 03/07/2025, từ thời điểm đó người mua chịu rủi ro. Nếu hàng bị hư hỏng trên biển, người bán không còn trách nhiệm.

• Nếu L/C quy định “On Board Date không muộn hơn 04/07/2025”, thì ngay cả khi B/L phát hành sau ngày này, vẫn phải đảm bảo hàng thực tế được xếp lên tàu trước 04/07.

4. Sự khác biệt chính giữa Date of Issue và Shipping On Board Date

5. Ứng dụng thực tế trong thương mại quốc tế

5.1. Trong L/C (Letter of Credit)

• L/C thường quy định cả hai ngày:

  • “B/L must be issued within 5 days after On Board Date” → nghĩa là Date of Issue không được cách quá xa On Board Date.

  • “On Board Date not later than 04/07/2025” → nghĩa là hàng phải lên tàu đúng hạn.

Nếu sai một trong hai mốc này, ngân hàng có thể từ chối thanh toán.

5.2. Trong Incoterms

• Với FOB/CFR/CIF: rủi ro chuyển giao tại On Board Date.

• Với EXW/FCA: rủi ro chuyển giao sớm hơn, trước khi hàng đến cảng.

5.3. Trong thủ tục hải quan

• Khi khai báo nhập khẩu điện tử, mục “ngày vận đơn” = Date of Issue of Bill.

• Nếu bạn nhập sai “On Board Date” thay vì “Date of Issue”, hệ thống có thể báo lỗi hoặc gây chậm trễ.

6. Ví dụ minh họa đầy đủ

Giả sử:

• Hàng được xếp lên tàu ngày 03/07/2025 (On Board Date).

• Hãng tàu phát hành vận đơn ngày 05/07/2025 (Date of Issue).

• L/C quy định:

  • “On Board Date not later than 04/07/2025”

  • “B/L must be issued within 5 days after On Board Date”

Trong trường hợp này:

• Hàng đã lên tàu ngày 03/07 → đạt yêu cầu (vì trước 04/07).

• Vận đơn phát hành ngày 05/07 → cũng hợp lệ (chỉ cách On Board Date 2 ngày).
  → Bộ chứng từ này được ngân hàng chấp nhận.

Ngược lại, nếu vận đơn phát hành ngày 12/07 (sau 9 ngày) → ngân hàng sẽ từ chối vì vi phạm điều kiện L/C.

7. Lời khuyên cho người mới

1. Luôn phân biệt rõ hai loại ngày: On Board Date liên quan đến hành trình hàng hóa, còn Date of Issue liên quan đến chứng từ.

2. Đọc kỹ L/C: Nếu có yêu cầu đặc biệt, phải phối hợp chặt chẽ với hãng tàu để xin phát hành vận đơn đúng hạn.

3. Làm việc với forwarder uy tín: Forwarder có kinh nghiệm sẽ giúp bạn tránh nhầm lẫn và xử lý đúng yêu cầu chứng từ.

4. Khai báo hải quan đúng chuẩn: Khi nhập khẩu, luôn điền Date of Issue of Bill, không điền On Board Date.

8. Kết luận

Hiểu rõ sự khác biệt giữa Date of Issue of Bill và Shipping On Board Date là kiến thức nền tảng trong logistics. Người mới nếu nắm vững sẽ tránh được nhiều rủi ro: từ bị ngân hàng từ chối L/C, sai sót khi khai báo hải quan, cho đến rắc rối trong quản lý rủi ro hàng hóa.

Hãy nhớ:

• Date of Issue = ngày chứng từ ra đời.

• On Board Date = ngày hàng thực sự rời cảng.

Cả hai đều quan trọng, bổ sung cho nhau, và bạn cần quản lý cẩn thận để dòng chảy thương mại quốc tế diễn ra suôn sẻ.

XEM THÊM

Bí Quyết Đóng Gói Hàng Hóa Chuẩn Quốc Tế: Hướng Dẫn Toàn Tập Cho Doanh Nghiệp Và Chủ Shop Online 

Gửi thực phẩm đi Trung Quốc