Khi mua hàng online từ nước ngoài, gửi hàng cho người thân ở nước ngoài, hay nhập khẩu nhỏ lẻ, bạn sẽ nhận được một mã số theo dõi gọi là tracking number. Mã này cho phép bạn kiểm tra hành trình của kiện hàng qua các trạm trung chuyển từ điểm gửi đến nơi nhận.
Tuy nhiên, nhiều người không hiểu rõ các trạng thái trong quá trình vận chuyển nên dễ hoang mang, lo lắng: hàng đi lâu, không cập nhật, “mất tích”… Trong thực tế, phần lớn những trường hợp này không phải là hàng thất lạc, mà chỉ là do hiểu nhầm thông tin tracking.
Vậy làm sao để đọc đúng? Dưới đây là hướng dẫn chi tiết dành cho người mới.
1. Mã tracking là gì? Có những loại nào?
Mã tracking (tracking number) là chuỗi ký tự gồm chữ và số được nhà vận chuyển cung cấp để bạn theo dõi hành trình đơn hàng.
Một số ví dụ về định dạng mã tracking:
-
EMS: EE123456789VN
-
USPS: 9400 1234 5678 9012 3456 78
-
DHL: 1234567890
-
FedEx: 789012345678
-
Cainiao/Alibaba: LP00123456789012
Tùy theo dịch vụ mà mã tracking sẽ khác nhau. Nếu bạn gửi hàng từ Việt Nam đi quốc tế bằng EMS, mã thường có đuôi VN. Nếu mua hàng từ Mỹ, mã sẽ do USPS hoặc FedEx phát hành.
2. Hệ thống tracking hoạt động ra sao?
Khi hàng hóa được quét qua một điểm trung chuyển (cảng, sân bay, kho), hệ thống sẽ cập nhật trạng thái tương ứng. Tuy nhiên, các mốc thời gian tracking không phải lúc nào cũng được cập nhật liên tục.
Một số lý do khiến tracking “im lặng” trong vài ngày:
-
Hàng đang trên đường bay/biển
-
Hàng đang chờ xử lý tại kho (chưa được scan)
-
Hệ thống đối tác chưa đồng bộ dữ liệu
-
Hàng đã chuyển tiếp nhưng chưa cập nhật trạng thái mới
Vì vậy, khoảng trống 3-7 ngày không phải là bất thường.
3. Các thuật ngữ tracking phổ biến và cách hiểu đúng
A. Tại quốc gia gửi
-
Accepted / Shipment received / Đã nhận kiện hàng
Kiện hàng đã được người gửi nộp tại bưu cục hoặc điểm tập kết. -
Processed at origin / Departure from facility
Hàng đã rời kho/điểm xuất phát, chuẩn bị gửi ra nước ngoài. -
Customs clearance – export / Xuất cảnh / Chờ thông quan xuất khẩu
Hàng đang được kiểm tra bởi hải quan nước gửi. Có thể mất 1–2 ngày. -
Departed from country of origin / Rời nước gửi
Hàng đã lên máy bay hoặc container, rời Việt Nam.
B. Trên đường vận chuyển
-
In transit / Trên đường vận chuyển
Hàng đang di chuyển giữa các trung tâm logistics quốc tế. -
Arrived at transit country / Đến nước trung chuyển
Có thể hàng quá cảnh tại Singapore, Hong Kong, Nhật, Đức… -
Awaiting pickup by airline / airline dispatched
Chờ chuyển sang hãng bay, hoặc đã rời sân bay.
Lưu ý: Những giai đoạn này thường không có cập nhật trong vài ngày, nhất là khi hàng đang di chuyển quốc tế.
C. Tại quốc gia đến
-
Arrived at destination country / Đến nước nhận
Hàng đã tới sân bay hoặc cảng nhập của nước nhận. -
Customs clearance – import / Chờ thông quan nhập khẩu
Hàng được kiểm tra thuế/phí nhập khẩu. Nếu thiếu giấy tờ hoặc hàng bị nghi ngờ, có thể bị giữ lại để làm rõ. -
Released from customs / Đã thông quan
Hàng được giải phóng, sắp tới đơn vị giao hàng cuối cùng. -
Out for delivery / Đang giao hàng
Đơn vị vận chuyển đã lấy hàng để giao tới người nhận. -
Delivered / Đã giao thành công
Người nhận đã nhận được hàng (có thể kèm ảnh giao hàng, chữ ký hoặc mã OTP).
4. Những trạng thái khiến người dùng dễ hiểu nhầm
Trạng thái “In transit” quá lâu
-
Nhiều người nghĩ hàng bị kẹt hoặc thất lạc, nhưng thật ra hàng đang nằm trong kho chờ chuyến bay/xe tiếp theo.
-
Nếu tracking dừng ở “in transit” 5–7 ngày, điều này vẫn bình thường trong vận chuyển quốc tế.
“Customs clearance delay” – Hàng bị chậm tại hải quan
-
Không có nghĩa là hàng bị mất. Chỉ là cần thời gian để thông quan.
-
Nếu người gửi thiếu hóa đơn, chứng từ, hoặc sản phẩm bị nghi ngờ là hàng cấm, có thể mất thêm 1–3 ngày hoặc cần bổ sung giấy tờ.
Không cập nhật trong nhiều ngày
-
Nếu tracking dừng hơn 7 ngày, bạn nên:
-
Kiểm tra lại trên cả website của nhà vận chuyển trong nước và quốc tế (VD: VNPost, USPS, 17track.net).
-
Liên hệ đơn vị gửi hoặc tổng đài nhà vận chuyển.
-
Nếu là hàng qua thương mại điện tử (Etsy, eBay), liên hệ người bán hoặc mở dispute (tranh chấp).
-
5. Cách kiểm tra tracking hiệu quả
-
Dùng nhiều công cụ kiểm tra:
-
17track.net (hỗ trợ 500+ hãng vận chuyển)
-
Website hãng vận chuyển như DHL, USPS, UPS, FedEx
-
Web của đơn vị gửi (như VNPost, J&T, GHN, Ninja Van)
-
-
Kiểm tra thường xuyên nhưng không nên lo lắng nếu chưa cập nhật vài ngày, đặc biệt khi hàng đang đi quốc tế.
-
Biết đọc ngày giờ đúng múi giờ: có thể là GMT, giờ Mỹ, giờ VN – dễ gây hiểu nhầm nếu không chú ý.
6. Ví dụ thực tế
Trường hợp 1: Gửi hàng EMS từ Việt Nam đi Mỹ
-
Ngày 1: Accepted tại Hà Nội
-
Ngày 2: Xuất cảnh – Departure from Vietnam
-
Ngày 6: Đến Mỹ – Arrived at US
-
Ngày 7–8: Thông quan – Customs clearance
-
Ngày 10: Out for delivery
-
Ngày 11: Delivered
Tổng thời gian: 11 ngày.
Giai đoạn từ ngày 2 đến ngày 6 không có cập nhật, khiến người gửi lo lắng. Nhưng đó chỉ là thời gian hàng đang bay và chờ nhập kho Mỹ.
Trường hợp 2: Mua hàng trên eBay từ Đức về Việt Nam
-
Ngày 1: Shipment received
-
Ngày 3: Rời Đức
-
Ngày 10: Đến Việt Nam
-
Ngày 11: Chờ thông quan
-
Ngày 14: Giao thành công
7. Những lưu ý để không hiểu nhầm hàng thất lạc
-
Hàng quốc tế không được cập nhật tracking từng ngày như nội địa.
-
Chỉ nên lo khi tracking không thay đổi sau 10–14 ngày.
-
Không phải lúc nào cũng có mốc “Delivered” – có nơi chỉ ghi “Success” hoặc không hiện gì khi giao.
-
Nếu dùng dịch vụ giá rẻ (China Post, Yanwen…), tracking thường chỉ cập nhật đến khi rời nước gửi.
8. Kết luận
Tracking quốc tế là công cụ hữu ích để bạn theo dõi hành trình hàng hóa, nhưng cũng rất dễ gây hiểu nhầm nếu không nắm rõ ý nghĩa từng trạng thái.
Để tránh lo lắng không cần thiết:
-
Hãy hiểu rõ các giai đoạn thường gặp trong tracking
-
Biết khoảng thời gian chờ hợp lý
-
Dùng nhiều nguồn tra cứu khác nhau
-
Luôn giữ liên lạc với người gửi hoặc bên bán nếu quá hạn
Chúc bạn theo dõi hành trình hàng hóa một cách hiệu quả và an tâm hơn trong giao dịch quốc tế!
Xem thêm: Gửi hàng đi Mỹ dưới 1 kg – Có cần khai báo hải quan không?
Xem thêm: Gửi Hàng Door‑to‑Door vs Door‑to‑Port – Nên Chọn Dịch Vụ Nào?
Xem thêm: Mang hương vị bánh tráng sữa từ Đồng Tháp đi quốc tế
