Gửi hàng quốc tế dưới 5 kg (như quà tặng cá nhân, mỹ phẩm, tư liệu giấy, thiết bị điện tử nhỏ…) là nhu cầu phổ biến của nhiều cá nhân, đặc biệt là những người mới lần đầu chuyển. Vì lô hàng nhỏ nên có thể tiết kiệm chi phí, nhưng nếu không chọn đúng dịch vụ, bạn có thể tốn nhiều hơn – thậm chí gặp rủi ro. Bài viết này sẽ giúp bạn:
- Hiểu các lựa chọn phổ biến.
- So sánh ưu – nhược của từng hình thức.
- Biết cách tính chi phí thực tế.
- Có mẹo tiết kiệm tốt nhất khi gửi bên ngoài 5 kg.
1. Các dịch vụ phổ biến cho hàng nhỏ lẻ
Dịch vụ bưu chính quốc tế (EMS, bưu điện Việt Nam và nước đến)
- Phí thấp, đáng tin cậy, thường dùng cho đăng ký hộp carton hoặc túi niêm phong.
- Có thể theo dõi đơn hàng online.
- Tốc độ: thường từ 7 đến 20 ngày, tùy quốc gia.
Dịch vụ chuyển phát nhanh hóa đơn (DHL eCommerce, FedEx Economy, UPS Standard)
- Giá rẻ hơn so với dịch vụ DHL Express vì tập trung tiết kiệm hơn.
- Tốc độ trung bình: 7–14 ngày.
- Thường hỗ trợ thủ tục hải quan đơn giản.
Dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế (DHL Express, FedEx Priority, UPS Express)
- Giao nhanh trong 1–5 ngày.
- Chi phí cao hơn, không phù hợp nếu bạn chỉ cần tiết kiệm.
Các nhà cung cấp logistics chuyên gói nhỏ (Đồng Nai Logistics, SEA Shipment…)
- Tối ưu về chi phí khi gửi nhiều kiện nhỏ lẻ.
- Thường có các gói “Consolidation” gom hàng, giá rẻ.
- Hỗ trợ thủ tục, đóng gói và tracking đầy đủ.
2. So sánh ưu – nhược của các dịch vụ
| Dịch vụ | Ưu điểm | Nhược điểm |
|---|---|---|
| EMS / Bưu điện | Chi phí thấp, tin cậy, dễ tìm điểm gửi | Tốc độ chậm, có thể bị delay, phí bảo hiểm thấp |
| DHL eCommerce / FedEx Econ | Giá mềm hơn, hỗ trợ tracking, vượt hải quan tự động | Thời gian tương đối lâu, không có mọi dịch vụ như Express |
| DHL Express / FedEx Express | Giao nhanh, thuận tiện, ít rủi ro | Chi phí cao, không phù hợp nếu bạn chỉ cần gửi hàng nhỏ lẻ tiết kiệm |
| Kho gom hàng nhỏ (LCL) | Phù hợp nhiều kiện nhỏ, ship giá rẻ | Phải gom đủ khối lượng mới gửi, vận chuyển nội địa có thể chậm |
3. Các bước để gửi hàng dưới 5 kg hiệu quả
Bước 1: Xác định loại hàng, mục đích gửi
- Tài liệu giấy?
- Mỹ phẩm, đồ điện tử nhỏ?
- Quà cá nhân?
Mỗi loại hàng có yêu cầu khác nhau về đóng gói và giấy phép.
Bước 2: Lấy số cân và kích thước (kích thước quyết định phí volumetric)
- Volumetric = (Dài × Rộng × Cao) ÷ 5.000 (đơn vị cm)
- Chi phí tính theo cân nặng volumetric hoặc thực tế, lấy số lớn hơn.
Ví dụ: hộp 30 × 20 × 10 cm = 6000 cm³ → 1,2 kg.
Bước 3: Lựa chọn dịch vụ
- Quà tặng, tài liệu không cần gấp → dùng EMS hoặc DHL eCommerce.
- Hàng dễ vỡ, yêu cầu gấp → cần DHL Express hoặc FedEx Priority.
- Nhiều kiện nhỏ lẻ cùng lúc → cân nhắc kho gom (consolidation).
Bước 4: Kiểm tra mức phí & phụ phí
- Phí gửi chính: thường theo kg hoặc volumetric.
- Phụ phí: xăng dầu, mùa cao điểm, hải quan, đóng gói, bảo hiểm.
- Hỏi rõ đơn vị vận chuyển có bao gồm phí này không.
Bước 5: Chuẩn bị đóng gói
- Tùy hàng: chống sốc, chống ẩm, dán tem “Do not bend”.
- Phải rõ nhãn tên, địa chỉ người nhận, số điện thoại – viết đúng chuẩn quốc tế.
Bước 6: Làm thủ tục và tracking
- Điền phiếu gửi (waybill) thông tin đầy đủ.
- Nhận mã tracking, gửi cho người nhận ở nước đến.
- Theo dõi qua website hoặc app đơn vị vận chuyển.
Bước 7: Theo dõi đến khi giao hàng xong
- Kiểm tra tình trạng hàng (Delivered, Proof of Delivery).
- Gửi liên hệ xác nhận để đảm bảo người nhận đã nhận.
4. Mẹo tiết kiệm chi phí tối ưu
- Tối ưu kích thước đóng gói nhỏ gọn – giảm volumetric, tiết kiệm phí.
- Chọn tuần lễ thấp điểm – tránh phí cao điểm hoặc xăng dầu.
- Nhóm gộp kiện nhỏ – gom cùng đơn để sử dụng dịch vụ kho gom, tiết kiệm phí.
- Tự đóng gói tại nhà – nếu đủ dụng cụ, giảm phí so với dùng dịch vụ đóng gói.
- Lựa chọn bảo hiểm dựa trên giá trị thực của hàng – nếu dưới 100–200 USD có thể bỏ, nhưng nếu trên thì nên cân nhắc thuê bảo hiểm.
5. Ví dụ thực tiễn
Tình huống 1: Gửi hồ sơ du học ~2 kg
- Chọn dùng EMS quốc tế hoặc DHL eCommerce
- Lý do: chi phí thấp, tin cậy, vài chục USD, tuy không nhanh nhưng đủ dùng.
Tình huống 2: Gửi quà nhỏ cho bạn ở Mỹ ~3 kg (đồ cá nhân, mỹ phẩm)
- Dùng dịch vụ FedEx Economy hoặc DHL Express 109
- Ưu điểm: giao nhanh 5–7 ngày, ví dụ miễn phí bảo hiểm nhỏ.
Tình huống 3: Gửi 3 kiện mỗi ~1 kg đến nhiều người nước ngoài
- Dùng kho gom hàng nhỏ (SEA Shipment),
- Gom lại thành 1–2 kiện, tiết kiệm đến 30% so với gửi từng kiện riêng.
6. Lời khuyên cho người mới bắt đầu
- Nếu chỉ 1–2 kiện nhẹ và không gấp, hãy dùng EMS – đơn giản, rẻ, đáng tin.
- Nếu yêu cầu nhanh hoặc giá trị lớn, cân nhắc DHL eCommerce → DHL Express.
- Nếu gửi nhiều lần nhỏ thì nên tìm đơn vị gom hàng nhỏ – tiết kiệm phí vận chuyển mỗi kiện.
Kết luận
Gửi hàng nhỏ lẻ dưới 5 kg quốc tế có thể trở nên tiết kiệm và dễ dàng nếu bạn hiểu đúng quy trình:
- Chọn dịch vụ phù hợp với loại hàng, độ gấp, chi phí.
- Thực hiện đúng các bước: đo khối, đóng gói, khai thông tin.
- Có sự lựa chọn thông minh: EMS / DHL eCommerce / kho gom.
- Theo dõi và tối ưu liên tục.
Xem thêm: Gửi khô nấm đùi gà Đồng Tháp sang nước ngoài
Xem thêm: Chuyển hạt bồ mễ từ Hồng Ngự sang nước ngoài
Xem thêm: Gửi thuốc tây đi nước ngoài nhanh chóng giá rẻ
