Giới thiệu
Gửi hàng quốc tế ngày càng phổ biến. Điều này đúng với các hoạt động như kinh doanh online, xuất khẩu cá nhân hay gửi quà cho người thân.
Nếu bạn gửi hàng qua nhiều hãng cùng lúc như DHL, FedEx và UPS, việc theo dõi có thể gây khó khăn. Mỗi hãng có hệ thống riêng và cách cập nhật khác nhau. Nếu không theo dõi đúng cách, bạn có thể bỏ lỡ thông tin quan trọng hoặc xử lý chậm khi có sự cố.
Bài viết này sẽ giúp bạn nắm được cách tracking đơn hàng hiệu quả, ngay cả khi bạn là người mới. Nội dung bao gồm: cách phân biệt mã vận đơn, cách sử dụng công cụ theo dõi, mẹo theo dõi thông minh và ví dụ minh họa dễ hiểu.
1. Nhận diện mã vận đơn của từng hãng
Mỗi hãng vận chuyển có định dạng mã khác nhau. Biết rõ điều này giúp bạn theo dõi chính xác hơn.
DHL thường sử dụng mã gồm 10 chữ số. Ví dụ như bảy bảy sáu bốn ba chín chín năm bốn ba. Ngoài ra, một số mã có thể bắt đầu bằng chữ như JJD hoặc JVGM.
FedEx sử dụng mã gồm 12 chữ số. Một ví dụ là một hai ba bốn năm sáu bảy tám một hai ba bốn. Các mã này chỉ có số, không có ký tự chữ cái.
UPS dùng mã bắt đầu bằng “1Z”. Mã này gồm 18 ký tự, kết hợp cả số và chữ. Ví dụ là 1Z999AA10123456784.
Ngay sau khi gửi hàng, hãy lưu lại mã tracking và ghi rõ tên hãng. Điều này giúp bạn không bị nhầm lẫn khi kiểm tra sau này.
2. Sử dụng công cụ theo dõi chính xác
Mỗi hãng có website và ứng dụng riêng để theo dõi đơn hàng. Hãy dùng đúng công cụ cho từng hãng để có thông tin chính xác nhất.
Với DHL, bạn vào website chính thức dhl.com. Tìm mục “Track & Trace” và nhập mã vận đơn. Thông tin có thể cập nhật chậm từ 24 đến 48 giờ sau khi gửi.
FedEx có hệ thống tracking tại fedex.com.vn. Bạn không cần tài khoản để tra cứu. Nhập mã và hệ thống sẽ hiển thị hành trình kiện hàng. Ứng dụng FedEx Mobile cũng có nhiều tính năng như bản đồ và thông báo tự động.
UPS có công cụ theo dõi tại ups.com. Bạn nhập mã bắt đầu bằng “1Z” để xem tình trạng đơn hàng. UPS cũng cho phép tạo tài khoản để lưu và quản lý nhiều mã cùng lúc.
Nếu bạn hay dùng điện thoại, hãy tải ứng dụng của từng hãng. Ứng dụng giúp bạn theo dõi nhanh, quét mã vạch và nhận thông báo dễ dàng.
3. Theo dõi nhiều hãng cùng lúc
Nếu bạn đang theo dõi đơn hàng từ nhiều hãng, việc kiểm tra từng nơi riêng biệt sẽ mất thời gian. Bạn nên dùng công cụ tổng hợp như AfterShip, 17TRACK hoặc Parcel Monitor.
Chỉ cần nhập tất cả mã tracking vào một chỗ. Hệ thống sẽ tự nhận diện hãng và cập nhật thông tin cho từng đơn. Ngoài ra, bạn có thể bật thông báo qua email hoặc ứng dụng.
Tuy nhiên, hãy kiểm tra song song trên trang chính thức của từng hãng. Điều này giúp đảm bảo dữ liệu chính xác, đặc biệt nếu có sự cố xảy ra.
4. Các bước theo dõi hiệu quả
Ngay sau khi gửi hàng, bạn nên lưu lại mã vận đơn. Hãy ghi rõ ngày gửi, hãng vận chuyển và điểm đến. Bạn có thể dùng ứng dụng ghi chú, Google Sheets hoặc AfterShip.
Sau đó, vào trang web hoặc ứng dụng của hãng để kiểm tra trạng thái. Đảm bảo bạn nhập đúng mã. Nếu hệ thống chưa có thông tin, hãy đợi từ 12 đến 48 giờ rồi kiểm tra lại.
Tiếp theo, bạn nên bật tính năng nhận thông báo. Hầu hết các hãng đều hỗ trợ gửi email hoặc cảnh báo trên điện thoại.
Bạn cũng nên ghi lại các mốc thời gian quan trọng. Ví dụ: thời điểm hàng rời kho, quá cảnh, đến nước đích hoặc qua hải quan. Việc này giúp bạn kiểm soát toàn bộ quá trình.
Nếu đơn hàng không cập nhật trạng thái trong nhiều ngày, hãy liên hệ hãng. Cung cấp mã tracking để họ kiểm tra và hỗ trợ bạn sớm hơn.
5. Ví dụ thực tế: Gửi hàng đi Mỹ qua 3 hãng khác nhau
Giả sử bạn gửi ba kiện hàng từ Việt Nam sang Mỹ. Một kiện gửi bằng DHL, một gửi qua FedEx và một qua UPS.
Với DHL, bạn nhận được mã tracking gồm 10 chữ số. Ngày đầu tiên, chưa có thông tin trên hệ thống. Ngày thứ hai, trạng thái chuyển sang “rời khỏi trung tâm tại Việt Nam”. Đến ngày thứ ba, kiện hàng đã đến Mỹ và chờ thông quan.
Với FedEx, mã tracking là một chuỗi gồm 12 chữ số. Ngày đầu tiên, hệ thống ghi nhận “đã nhận hàng”. Ngày thứ hai, kiện hàng đang quá cảnh tại Singapore. Ngày thứ ba, trạng thái chuyển sang “chuẩn bị giao”. Bạn nhận được thông báo hàng đã được giao vào buổi chiều cùng ngày.
Với UPS, bạn được cấp mã bắt đầu bằng “1Z”. Trong ngày đầu, hệ thống chỉ mới ghi nhận “đã tạo nhãn vận chuyển”. Ngày thứ hai, kiện hàng được đưa đến kho. Ngày thứ ba, hàng đã đến Thái Lan. Đến ngày thứ tư, kiện đến Mỹ và dự kiến giao vào hôm sau.
Nhờ theo dõi sát, bạn biết rõ mỗi đơn hàng đang ở đâu, có bị trễ hay gặp sự cố gì không.
6. Mẹo giúp bạn tracking hiệu quả hơn
Dưới đây là một vài mẹo nhỏ nhưng rất hữu ích:
– Luôn yêu cầu mã tracking ngay sau khi gửi hàng.
– Ghi chú rõ ràng mã của từng đơn, kèm theo tên hãng để dễ phân biệt.
– Tạo tài khoản với các hãng vận chuyển nếu bạn gửi hàng thường xuyên.
– Dùng thêm công cụ tổng hợp như AfterShip để tiết kiệm thời gian.
– Kiểm tra thông tin ít nhất một lần mỗi ngày, nhất là khi hàng đến gần ngày giao.
– Với hàng giá trị cao, hãy chọn dịch vụ tracking nâng cao hoặc yêu cầu hãng hỗ trợ thêm.
Kết luận
Việc theo dõi đơn hàng quốc tế qua nhiều hãng như DHL, FedEx và UPS không còn khó nếu bạn nắm rõ cách làm.
Hãy bắt đầu từ việc lưu mã tracking đúng cách. Sau đó, dùng công cụ theo dõi chính xác và nhận thông báo tự động. Khi cần, hãy kiểm tra dữ liệu song song trên nhiều kênh. Và nếu thấy điều bất thường, đừng ngần ngại liên hệ hãng vận chuyển để được hỗ trợ.
Chỉ cần một chút tổ chức và chủ động, bạn hoàn toàn có thể kiểm soát mọi đơn hàng quốc tế của mình một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Xem thêm:
Cách đọc thông tin tracking quốc tế – Hiểu đúng để tránh hiểu nhầm hàng thất lạc
Vận chuyển sen khô, hạt sen Đồng Tháp đi Nhật Bản
Gửi hàng mẫu – có bị tính thuế không? (hướng dẫn ghi chú đúng để được miễn)
