Bạn đang chuẩn bị hành trang du học tại Đức? Bạn cần nộp hồ sơ xin visa, giấy tờ gốc hoặc hồ sơ học tập cho trường bên Đức nhưng lo lắng về việc thất lạc, chậm trễ hoặc gửi sai cách?
Đừng lo! Việc gửi hồ sơ giấy từ Việt Nam sang Đức hoàn toàn an toàn và dễ dàng nếu bạn hiểu rõ quy trình, chọn đúng dịch vụ chuyển phát, và tuân thủ một số nguyên tắc quan trọng trong đóng gói và khai báo.
Trong bài viết này, bạn sẽ được hướng dẫn từ A-Z về cách gửi hồ sơ du học, visa, giấy tờ pháp lý đi Đức, đảm bảo đúng người – đúng nơi – đúng thời gian, giúp hành trình du học suôn sẻ ngay từ bước đầu.
1. Khi nào cần gửi hồ sơ giấy sang Đức?
Dù nhiều thủ tục ngày nay đã chuyển sang hình thức nộp online, hồ sơ giấy vẫn được yêu cầu trong các tình huống sau:
Các tình huống phổ biến:
- Nộp hồ sơ xin cấp visa du học Đức (qua VFS Global/ĐSQ).
- Gửi bản gốc bằng cấp, bảng điểm, giấy xác nhận tốt nghiệp cho trường Đại học bên Đức.
- Gửi hợp đồng thuê nhà, hợp đồng bảo hiểm, giấy xác nhận tài chính đến tổ chức hoặc đối tác bên Đức.
- Gửi bổ sung giấy tờ theo yêu cầu của Đại sứ quán, Cơ quan cấp visa hoặc trường.
- Xin APS, gửi hồ sơ xác thực bằng cấp (nếu nộp qua đường bưu điện).
Tất cả những trường hợp trên đòi hỏi hồ sơ phải đến đúng địa chỉ, đúng thời hạn và không bị thất lạc.
2. Những loại giấy tờ thường cần gửi
| Loại hồ sơ | Yêu cầu đặc biệt |
|---|---|
| Bằng tốt nghiệp THPT, Đại học | Có thể cần bản dịch công chứng, bản sao gốc |
| Bảng điểm | Gửi bản gốc hoặc bản sao công chứng |
| Giấy xác nhận trình độ tiếng Đức/Anh | Phải có dấu mộc, đôi khi yêu cầu bản gốc |
| Hộ chiếu, CMND | Chỉ nên gửi bản sao công chứng (trừ khi yêu cầu đặc biệt) |
| Thư mời nhập học (Zulassung) | Gửi bản gốc để xác minh (nếu có yêu cầu) |
| APS Certificate | Chỉ có một bản – cần đóng gói cực kỳ cẩn thận! |
Lưu ý: Nếu bạn phải gửi bản gốc, hãy sao lưu và scan kỹ toàn bộ nội dung trước khi gửi.
3. Có thể gửi hồ sơ giấy đi Đức bằng những hình thức nào?
1. Gửi qua EMS – Bưu điện Việt Nam
- Phù hợp: Gửi hồ sơ nhẹ, không gấp.
- Thời gian: 10–14 ngày.
- Ưu điểm: Giá rẻ, đơn giản.
- Nhược điểm: Tracking đôi khi chậm cập nhật, ít hỗ trợ bồi thường nếu mất.
2. Gửi qua chuyển phát nhanh quốc tế: DHL, UPS, FedEx
- Phù hợp: Hồ sơ quan trọng, cần gấp hoặc có giá trị cao.
- Thời gian: 3–7 ngày làm việc.
- Ưu điểm: Có mã theo dõi chi tiết, hỗ trợ khai báo, xác nhận người nhận.
- Nhược điểm: Chi phí cao (dao động 800.000–2.000.000 VNĐ tùy trọng lượng).
3. Qua dịch vụ gửi hồ sơ du học chuyên tuyến Đức
- Phù hợp: Gửi theo nhóm, hồ sơ visa.
- Ưu điểm: Dịch vụ quen thuộc với giấy tờ du học, hỗ trợ trọn gói.
- Nhược điểm: Cần chọn nơi uy tín; không có tracking chính thức như DHL/FedEx.
4. Cách đóng gói hồ sơ để tránh hư hỏng/thất lạc
Hồ sơ du học là tài liệu quan trọng, thường không thể làm lại trong thời gian ngắn. Vì vậy, bạn cần đóng gói cẩn thận – chắc chắn – chống ẩm.
Hướng dẫn từng bước:
-
Bọc giấy tờ trong túi nilon chống ẩm
-
Dùng túi zip hoặc bao nylon có miệng keo dán.
-
Tránh giấy ướt, gãy góc hoặc mực nhòe.
-
-
Sắp xếp hồ sơ theo thứ tự hợp lý
-
Đặt giấy quan trọng ở giữa (giữa nhiều tờ giấy để tránh cong/vỡ).
-
Ghim hoặc kẹp nhẹ – KHÔNG dùng kim bấm nếu không yêu cầu.
-
-
Cho vào bìa cứng/hộp hồ sơ
-
Sử dụng bìa carton mỏng hoặc túi hồ sơ có lót xốp.
-
Ghi chú: “Do Not Fold – Không gập” ở mặt ngoài.
-
-
Ghi rõ địa chỉ người nhận (tiếng Đức hoặc Anh)
-
Bao gồm: tên đầy đủ, phòng ban, tên trường/tổ chức, địa chỉ, mã bưu điện, số điện thoại liên lạc.
-
-
Ghi tên, địa chỉ người gửi
-
Đề phòng trường hợp bưu phẩm bị hoàn về.
-
5. Cách theo dõi bưu phẩm & xử lý nếu có sự cố
Nếu gửi qua DHL/FedEx/UPS:
-
Có mã tracking chi tiết: xem tiến trình từng chặng (ví dụ: “Arrived at sorting center Frankfurt”).
-
Gọi tổng đài hỗ trợ nếu cần đổi thông tin người nhận.
Nếu gửi qua EMS:
-
Vào website của VNPost hoặc 17track.net để tra cứu mã vận đơn.
-
Liên hệ bưu cục gửi nếu thấy trạng thái bất thường quá 5 ngày.
Nếu có sự cố (mất, chậm, giao sai):
-
Giữ lại biên nhận, hóa đơn gửi, ảnh hồ sơ.
-
Liên hệ ngay đơn vị gửi để hỗ trợ tìm kiếm hoặc khiếu nại.
-
Nếu có bảo hiểm (trong trường hợp DHL/FedEx), bạn có thể yêu cầu đền bù.
6. Một số ví dụ thực tế
Bạn Hà Anh – Hà Nội
Gửi hồ sơ gốc APS và bảng điểm qua DHL đến trường HTW Berlin. Đóng gói bằng phong bì carton, bọc chống ẩm, dán “Do Not Fold”. Gửi thứ Hai, thứ Sáu trường báo đã nhận, đầy đủ và không lỗi.
Bạn Nguyễn Tín – TP.HCM
Gửi bản sao giấy tờ xin visa du học qua EMS đến Đại sứ quán Đức tại Berlin. Gửi ngày 15, tới nơi ngày 28. Tuy mất nhiều thời gian nhưng vẫn đến đúng nơi. Tín nhắn nhủ: “Nên gửi sớm 2–3 tuần trước hạn chót”.
7. Lưu ý cực quan trọng cho người mới
NÊN:
- Chụp lại tất cả hồ sơ đã gửi trước khi niêm phong.
- Gửi sớm hơn hạn tối thiểu 7–10 ngày để dự phòng trễ.
- Ghi rõ ràng địa chỉ – KHÔNG viết tắt.
- Dùng dịch vụ có mã tracking quốc tế nếu gửi giấy tờ gốc.
KHÔNG NÊN:
- Gửi hồ sơ gốc bằng dịch vụ không tracking hoặc giá quá rẻ.
- Dán băng keo vào giấy tờ bên trong.
- Gửi các vật phẩm không cần thiết như quà, đồ cá nhân chung với hồ sơ (có thể bị giữ kiểm tra).
8. Kết luận
Việc gửi hồ sơ du học, visa đi Đức sẽ không còn là nỗi lo nếu bạn có sự chuẩn bị kỹ: từ việc chọn dịch vụ phù hợp, đóng gói đúng cách cho đến khai báo rõ ràng và theo dõi hành trình cẩn thận.
Đây là bước đầu trong hành trình du học – đừng để sự sơ ý nhỏ ảnh hưởng đến tương lai lớn.
Xem thêm: Các sáng kiến vận tải xanh trong ngành vận tải biển và hàng không
Xem thêm: Tại sao Vận Tải Hàng Không là Phương Án Tối Ưu cho các Mặt Hàng Giá Trị Cao
Xem thêm: Gửi Quà Từ Đức Về Việt Nam – Có Phải Đóng Thuế Không? Hướng Dẫn Chi Tiết Cho Người Mới
